Como e por que utilizar o OKR no seu planejamento estratégico

Tempo de leitura: 12 minutos

Tão importante quanto construir um planejamento estratégico bem embasado, é incorporá-lo na cultura do negócio e acompanhar os resultados no dia a dia. 

Muitos empreendedores têm dificuldade em criar indicadores relacionados à estratégia macro e vemos equipes desmotivadas por não terem clareza sobre a conexão das suas tarefas diárias com os objetivos do negócio.

Neste texto vamos detalhar como a ferramenta OKR pode te ajudar a trazer essa visão sistêmica, priorizar ações, conectar a estratégia e a prática, garantindo resultados e alinhamento do time.

_ Depois da leitura, você pode fazer o download da nossa planilha automatizada de acompanhamento do OKR e começar a implementar.

Para diferenciar os conceitos, trazemos a analogia abaixo:
Referência: perdoo.com

A estratégia é o que te ajuda a decidir onde você quer chegar. É pensada a partir da visão de futuro do negócio e deve embasar e direcionar as decisões do negócio. Este texto pode te ajudar a embasá-la.

O OKR é seu GPS: ele te mostra o caminho para chegar ao destino e te ajuda a corrigir a rota, caso seja necessário. O OKR é mais flexível e serve para colocar em prática o planejamento estratégico.

A ferramenta ajuda a priorizar atividades para gerar mudanças na performance do negócio. Mas, para fazer isso, você deve garantir que os outros aspectos da empresa continuem funcionando. 

Por isso dizemos que os KPIs (Key Performance Indicators, em português, indicadores-chave de desempenho) são os mostradores do painel do carro. São indicadores de saúde do negócio e informam se tudo está ok. Você irá medir regularmente e, enquanto estiverem dentro dos valores esperados, você não precisará realizar mudanças.

Em um próximo texto falaremos sobre o acompanhamento dos KPIs e quais são importantes para o seu negócio.

Uma parte dos seus KPIs farão parte do seu OKR, podendo mudar de um ciclo para outro, enquanto alguns serão os mesmos ao longo de todo o ano.

Por exemplo, imagine, sobre o seu site:

A quantidade de visitantes e taxa de conversão serão os KPIs que você irá monitorar ao longo de todo o ano. Ao analisar um segmento de visitantes com boa conversão, você pode incluir no seu OKR uma meta para aumentar o número de visitas deste segmento em X%. No próximo trimestre, você pode concentrar esforços para melhorar a conversão dos visitantes de outro segmento e monitorar esta performance pelo OKR.

Como funciona o OKR?

A sigla OKR significa Objetivos e Resultados chave (em inglês, Objectives and Key Results), e se divide nestes dois eixos: definir alvos e mensurar progresso.

  1. O que eu quero alcançar?
    Estes são os objetivos.
  2. Como vou me orientar para entender se estou chegando lá?
    Aqui entram os resultados chave.

A ferramenta surgiu na década de 70, na Intel, em um momento de mudança do modelo de negócio e da gestão da empresa e foi difundida quando adotada pelo Google.

Objetivos

Os objetivos são qualitativos e inspiracionais, que apontam o resultado desejado, mas não em termos numéricos. Por exemplo: Aumentar, lançar, garantir, conquistar.

Pense em objetivos ambiciosos em termos de resultado, mas realistas em termos de execução. O OKR deve ser uma ferramenta para motivar e desafiar a equipe, mas não pode ser inalcançável a ponto de desengajar as pessoas.

Estabeleça no máximo 5 objetivos para o ano, que serão replicados nos trimestres. Eles podem representar áreas da sua empresa ou serem objetivos que conectem mais de uma área. A partir deles, desenvolva até 4 resultados chave.

Resultados Chave (Key Results)

Os resultados chave são as métricas que você vai utilizar para medir os objetivos e acompanhar o seu progresso em relação a eles. São atribuídos a um colaborador ou equipe responsável. Por isso, devem ser numéricos e mensuráveis, como uma escala de progresso (0-100%), um aumento ou diminuição (de x% a y%), monetário, em quantidade de itens ou unidades, notas ou escala.

O ideal é que sejam números, mas alguns key results podem acabar sendo ‘entregáveis’, como um processo implementado ou método criado, mas neste momento é preciso ter muito cuidado para não transformar o seu OKR em uma lista de tarefas. 

A ferramenta faz parte de uma cultura com foco em resultados e performance, e se você realiza tarefas e nada melhora, não significa que teve sucesso. É sobre focar no que precisa ser atingido, na consequência desejada das ações realizadas, e não na listagem das ações em si.

Além disso, uma tarefa é somente uma hipótese, você não tem certeza de qual ação vai gerar o resultado esperado, por isso definir o resultado também dá autonomia e liberdade para o time realizar suas próprias iniciativas, testes e projetos a fim de alcançar o objetivo proposto. Caso defina um key result em forma de ‘entregável’, tenha certeza de que ele é muito relevante para atingir esse objetivo.

Veja mais exemplos aqui (em inglês).

Em geral, os indicadores dos Resultados Chaves (KR) se mantém ao longo do ano e o que se altera, ao longo dos trimestres, é a meta em si. Por exemplo, o indicador “valor vendido em novos contratos” se mantém, mas o quanto tem que ser vendido, o valor da meta em si, vai sendo alterado. Por exemplo, “R$5 milhões vendidos em novos contratos” no ano e “R$1,5 milhão vendido em novos contratos” em um trimestre específico.

No entanto, não se apegue a isso: pode fazer sentido variar o KR ao longo dos trimestres também, sem utilizar os mesmos ao longo de todo ano. Acima do método, o foco aqui é a prática: ter clareza sobre o que se deseja alcançar e clareza sobre o progresso, se está sendo atingido ou não.

Como acompanhar o progresso?

No geral, as metas traçadas no OKR visam um período de três meses, mas cada empresa pode entender qual a cadência que faz mais sentido. Planejar ciclos muito curtos podem transformar a ferramenta em uma lista de tarefas, por não haver tempo suficiente para se gerar e mensurar os resultados delas, enquanto ciclos muito longos podem distanciar os resultados concretos do dia a dia e desengajar as pessoas.

No Quintessa, adotamos o ciclo de três meses, que nos traz agilidade e possibilita rápida adaptação à mudanças do mercado. Mais importante que a cadência, é garantir acompanhamento regular. Por isso, estabeleça agendas trimestrais com toda a equipe para avaliar o resultado do trimestre para então definir as metas do próximo.

Ainda sobre como fazemos aqui, apesar da reunião com todo o time ser trimestral, mensalmente mensuramos o resultado dos KRs. Caso algum esteja com resultado muito abaixo do esperado, esperar três meses para mudar a estratégia de execução pode ser um período longo demais para se aguardar para agir.

Mensurando os resultados

Para medir se os resultados do trimestre foram atingidos, a maneira mais simples é usar a proporção linear (ou horizontal). Se a meta era conseguir 1.000 novos clientes pagantes e você conseguiu 800, você atingiu 80% da meta.

O ideal é que os key results sejam atingidos entre 60% e 80% da meta estabelecida, significando que são desafiadores, porém, alcançáveis. Atingir 100% pode significar que sua meta não foi audaciosa.

Os que ficarem abaixo de 60% podem continuar para o próximo trimestre, ou podem ser descartados se interpretados como um reflexo de uma ação não prioritária para a empresa. Os resultados abaixo de 30% podem significar que a meta está muito alta, ou que o engajamento do time está baixo, ou ainda que a estratégia tático-operacional para atingir esse resultado não está funcionando e deve ser alterada. 

O OKR deve ser público para o time, transparente e aberto

Quando falamos de OKR, trazemos também o tema de equipe e construção em conjunto. O OKR acaba se tornando parte da cultura da empresa.

Construir de forma colaborativa garante alinhamento, e ter um painel aberto de OKRs e seu status para toda a empresa ajuda com que todos trabalhem juntos em uma única direção, tendo clareza dos seus papéis enquanto colaboradores e equipes para gerar mudanças significativas no todo.

Faça algo que as pessoas olhem todo trimestre, todo mês, toda semana. Essa consistência faz com que a definição de objetivos seja um hábito e mude a forma sobre como as pessoas pensam sobre o seu trabalho e encaram suas tarefas diárias.

Os OKRs podem inclusive pautar os temas das reuniões semanais. As atividades do time devem ser priorizadas com base nos resultados chave. Pergunte quais foram as conquistas da última semana, e depois, como elas geraram progresso no alcance das metas. E por outro lado, pergunte sobre desafios e preocupações no alcance do OKR, o que te ajuda a identificar gargalos e guiar os próximos passos. 

A motivação aumenta quando o colaborador entende seu escopo de trabalho e vê suas tarefas diárias gerarem progresso, pois sente que está focado em resolver desafios.

Vale mencionar que as reuniões das áreas podem abranger, além do acompanhamento do OKR da empresa, o acompanhamento dos KPIs que relevam a “saúde”, o bom funcionamento da área, e um OKR da área em si. Ou seja, a empresa pode realizar o OKR macro e cada área pode realizar o seu também, sempre com objetivos alinhados e indo na mesma direção que a empresa, mas com possibilidade de incluir objetivos que seriam muito “micro” para virarem objetivos para toda a empresa acompanhar.

Cultura com foco em resultados

O uso da ferramenta OKR implica em uma mudança de cultura em relação a resultado, e para algumas empresas que trabalham baseadas na mensuração de tempo gasto ou tarefas executadas, implementar o OKR exige uma mudança muito mais profunda na forma de trabalhar.

Se o seu negócio opera dessa forma, saiba que não é no primeiro uso do OKR que terá essa mudança de cultura. A implementação pode acontecer de forma gradual. 

No primeiro trimestre, será difícil colocar números nos seus key results. Você ainda não terá muitas referências do que são métricas de resultado que fazem sentido, pois não tem referências de resultados altos ou baixos ou mesmo familiaridade com a linguagem.

Um dos caminhos é começar por resultados entregáveis, medindo com o resultado ‘feito ou não feito’, e ir gradualmente tornando-o o mais mensurável possível e mais próximo da linguagem de resultado do que de tarefa. Neste caso, pode ser interessante começar com ciclos mais curtos, de 30 a 45 dias, para acelerar o aprendizado e chegar mais rapidamente nos números. E, novamente, tomando o cuidado para não manter por muito tempo os key results como lista de tarefas.

Todo porte ou tipo de negócio pode se beneficiar da ferramenta. Nas startups em que existem muitas hipóteses e ideias a serem exploradas, o OKR pode ser um aliado para manter o foco e priorizar o que é realmente importante para o sucesso da empresa, mesmo em um cenário de rápidas mudanças.

O OKR é um processo de tentativa e erro e de aprendizado contínuo com o uso. Por mais que pareça simples, o sucesso depende da implementação e regularidade no acompanhamento com o comprometimento de todos os envolvidos.

Podemos resumir os benefícios do uso da ferramenta nestes quatro principais pontos:

  • Visão de onde estão e onde querem chegar
  • Priorização de como chegar lá (guia do caminho)
  • Entendimento do que é esperado de cada área
  • Foco diário nos objetivos mais relevantes

Diante deste cenário de instabilidade e incerteza que estamos vivendo por conta da pandemia do COVID-19, o OKR pode te ajudar a replanejar adaptações maiores e menores. Isso porque o raciocínio por trás da ferramenta ajuda a não perder o foco principal e permite que você corrija a rota e acompanhe o progresso na frequência necessária.

Neste momento será necessário adaptar ou refazer o planejamento, garantindo foco nos objetivos mais prioritários. Pode ser melhor se programar para atuar em ciclos mais curtos, estabelecendo metas para um horizonte de duas semanas a um mês, por exemplo, e com rotinas mais frequentes de acompanhamento. 

Para começar a implementar, faça o download da nossa planilha automatizada de acompanhamento dos OKRs! 


Sugestões de leitura:

OKR – The Ultimate Guide to Objectives and Key Results (em inglês)
Company OKR Examples – How to write Company Objectives and Key results? (em inglês)
How to Make OKRs Actually Work at Your Startup (em inglês)
Livro | Radical Focus – Christina R Wodtke

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